Spis treści:
Chcesz napisać list polecający dla swojego pracownika, ale nie wiesz, od czego zacząć? W tym artykule dowiesz się, jak napisać list polecający poprawnie, z czego się składa i dlaczego jest tak ważny we współczesnym świecie. Przygotowaliśmy również wzór listu rekomendacyjnego, który można wykorzystać jako podstawę do stworzenia własnego.
Z reguły za napisanie listu polecającego odpowiada kierownik lub przedstawiciel działu HR. List polecający nadaje każdemu kandydatowi wiarygodności i jest dodatkowym atutem w CV, który wyróżnia go spośród innych. Sama obecność takiego listu świadczy o tym, że ktoś jest gotów za kandydata poręczyć i że opuścił on firmę na dobrych warunkach. Dla międzynarodowych firm listy polecające często są ważnym kryterium przy zatrudnianiu, ponieważ potwierdzają nie tylko kwalifikacje, ale także międzynarodowe standardy pracy.
List polecający to dokument, który dostarcza szczegółowy opis kandydata jako pracownika. Poprawne jego przygotowanie powinno uwzględniać międzynarodowe standardy. W niektórych krajach zalecane jest stosowanie oficjalnego formatu listu, podczas gdy w innych preferowany jest mniej formalny styl.
Na przykład w Niemczech dużą wagę przykłada się do jasności, obiektywności i precyzyjności. List polecający powinien być dokładnie uporządkowany i szczegółowy. Dokumenty te mogą być dość długie i zawierać szczegółową analizę osiągnięć, umiejętności zawodowych oraz potencjału kandydata. W Niemczech ważne jest, aby podać konkretne przykłady i uzasadnienia.
W krajach skandynawskich, takich jak Szwecja, Dania i Norwegia, ceniona jest uczciwość, otwartość i równość. Rekomendacje zwykle powinny być uczciwe i zrównoważone. Powinny zawierać zarówno mocne, jak i słabe strony kandydata. Styl prezentacji może być mniej formalny niż w Wielkiej Brytanii czy Niemczech, ale treść powinna być równie wartościowa.
List polecający jest potrzebny w kilku przypadkach:
List polecający może być potrzebny studentowi ubiegającemu się o staż lub pierwszą pracę. Ponadto taki dokument może być wymagany, gdy kandydat ubiega się o stanowisko kierownicze w międzynarodowej firmie. Jednak często za granicą listy polecające są wymagane także dla kandydatów na różne stanowiska, które nie muszą być kierownicze. Oficjalna opinia pomaga przyszłemu pracodawcy dokonać właściwego wyboru przy rekrutacji na otwartą wakat, korzystając z potwierdzenia jego umiejętności zawodowych i cech osobistych.
Napisanie listu polecającego to nie tylko formalność, to ważny proces, który może wpłynąć na decyzję o zatrudnieniu lub awansie zawodowym kandydata. Rekomendacja może być decydującym czynnikiem, szczególnie gdy kandydat aplikuje na wysokie stanowisko lub odpowiedzialną rolę. Dlatego list polecający powinien być poprawnie sformułowany i podkreślać zawodowe zalety kandydata.
List polecający powinien być napisany zgodnie z międzynarodowymi standardami. Jeśli w jednym kraju firmy przestrzegają ściśle określonego formatu pisania listów, to w innych preferuje się bardziej nieformalny styl. Ponadto w różnych krajach występują specyficzne zasady dotyczące pisania listów polecających.
W tej części skupimy się na głównych elementach listu polecającego oraz udzielimy porad dotyczących tego, jak uczynić go profesjonalnym i dobrze zorganizowanym.
Oto główne elementy, z których składa się list polecający:
Struktura listu polecającego może różnić się w różnych krajach – jeśli niektóre elementy listu polecającego są wspólne, inne mogą się różnić.
Rozważmy strukturę listów polecających w firmach brytyjskich. Listy polecające w Wielkiej Brytanii muszą zawierać adresata, do kogo jest skierowany list. Jeśli znane jest imię odbiorcy, należy je podać, jeśli nie, firmy brytyjskie stosują ogólne sformułowanie: „To Whom it May Concern”. Ponadto w listach polecających pisanych przez brytyjskie firmy muszą znajdować się konkretne przykłady, które potwierdzają zawodowe osiągnięcia i cechy kandydata. Dodatkowo brytyjskie firmy często porównują kandydata z innymi pracownikami firmy, wskazując, że pracownik znajduje się w TOP-10 najlepszych w tej firmie.
Jeśli chodzi o strukturę listów polecających w Niemczech, to odpowiadają one ogólnym wymaganiom dla listów polecających i zawierają następujące elementy:
List polecający powinien być napisany na oficjalnym papierze firmowym, który zawiera wszystkie niezbędne dane, takie jak: nazwa firmy, adres prawny, dane kontaktowe oraz imię i nazwisko kierownika. Objętość listu powinna wynosić co najmniej jedną stronę formatu A4, napisaną czcionką Arial 12. Orientacyjna długość to 2500-4000 znaków ze spacjami.
Przyjrzyjmy się strukturze listu rekomendacyjnego bardziej szczegółowo, posługując się konkretnymi przykładami.
Na początku należy wskazać firmę, która wystawia list referencyjny, a także imię, nazwisko oraz stanowisko osoby, której ten list jest wystawiany: “Firma LLC „WADA” wyraża szczere podziękowania i udziela rekomendacji Marii Kowaleko, która pracowała na stanowisku marketera od kwietnia 2021 roku do sierpnia 2024 roku”.
Następnie należy szczegółowo opisać obowiązki służbowe i cechy zawodowe kandydata: “W trakcie pracy w naszej firmie Maria wykazała się jako inicjatywny specjalista, który charakteryzuje się wysoką odpowiedzialnością i głęboką wiedzą z zakresu marketingu i komunikacji. Skutecznie planowała i realizowała kampanie marketingowe, koordynowała pracę podwykonawców, analityków i projektantów, a także zapewniała terminową realizację zadań w ramach ustalonego budżetu”.
Następnie należy podać konkretne przykłady, które potwierdzają ocenę kandydata, oraz przedstawić wyniki, które pracownik osiągnął w ramach swojego działu lub firmy: “Dzięki jej myśleniu strategicznemu i kreatywnemu podejściu firma osiągnęła wzrost rozpoznawalności marki o 35% oraz wzrost sprzedaży online o 20% w 2023 roku. Maria również wykazała się jako lider zespołu, który potrafi motywować współpracowników, tworzyć pozytywną atmosferę w pracy i skutecznie oraz konstruktywnie rozwiązywać trudne zadania”.
Następnie należy wyrazić rekomendacje lub życzenia dotyczące dalszej pracy pracownika w nowej firmie: “Jesteśmy pewni, że Maria Kowaleko będzie cennym nabytkiem dla każdej organizacji, w której będzie kontynuować swoją karierę zawodową. Polecamy ją jako kompetentnego, zdeterminowanego i wysoko wykwalifikowanego specjalistę”.
Na końcu należy podać imię, nazwisko osoby kontaktowej, nazwę firmy oraz adres e-mail i numer telefonu, pod którym można skontaktować się z osobą udzielającą informacji o pracowniku:
Z poważaniem,
Oleg Hrynko
Dyrektor LLC „WADA”
Email: o.hrynko@bsg.com.ua
Telefon: +380 50 987 65 43
Kijów, Ukraina
List polecający w dużych firmach powinien być spersonalizowany do każdego kandydata i odpowiedniego stanowiska. List napisany dla kandydata na stanowisko techniczne będzie się znacznie różnił od listu dla kandydata na stanowisko menedżerskie. W każdym przypadku należy skoncentrować się na konkretnych umiejętnościach i osiągnięciach, które są istotne dla danej posady. Ponadto, trzeba podkreślić te pozytywne cechy osobowościowe, które odgrywają kluczową rolę na danym stanowisku. Na przykład komunikatywność jest bardzo ważna dla specjalisty HR, natomiast dla analityka danych istotne będzie podkreślenie uwagi na szczegóły oraz umiejętności pracy z dużymi wolumenami informacji. Odpowiednie podejście do pisania listu polecającego pomoże kandydatowi wyróżnić się na tle innych.
Rekomendacja dla kandydata na stanowisko menedżerskie powinna być konkretna, oparta na faktach oraz koncentrować się na osiągnięciach i profesjonalnych cechach, które są istotne dla danej pozycji. Ważne jest, aby podkreślić takie cechy jak przywództwo, myślenie strategiczne, zdolności organizacyjne, podejmowanie decyzji itp. Należy nie tylko wskazać na umiejętności zawodowe, ale również podać konkretne przykłady, na przykład: "zwiększył wydajność o 31% dzięki metodologii Agile".
Jeśli piszesz list polecający dla kandydata na stanowisko techniczne, powinien on zawierać konkretne fakty dotyczące osiągnięć, umiejętności zawodowych oraz cech osobistych. Oprócz tego, osiągnięcia i umiejętności należy poprzeć realnymi przykładami oraz wskazać udane projekty i rozwiązania, które zostały wdrożone podczas kariery zawodowej kandydata.
Jeśli list polecający dotyczy kandydatów na stanowiska związane z obsługą klienta, należy podkreślić takie cechy jak komunikatywność, elastyczność, odporność na stres, umiejętność rozwiązywania konfliktów i osiąganie pozytywnych wyników w pracy z klientami.
Jeśli kandydat ubiega się o stanowisko w międzynarodowej firmie, bardzo ważne jest, aby podkreślić umiejętności międzykulturowe, takie jak zdolność pracy w międzynarodowym zespole, jego elastyczność i świadomość kulturową. Warto podać przykłady, jeśli kandydat miał międzynarodowe doświadczenie, na przykład studiowanie za granicą, uczestnictwo w międzynarodowych konferencjach itp. Ponadto, wskazując na umiejętności zawodowe kandydata, należy nie zapomnieć o konkretnych osiągnięciach i wynikach.
W liście polecającym ważne jest unikanie stereotypowych sformułowań, takich jak „odpowiedzialny, zdyscyplinowany, sumienny, komunikatywny”. Wszystkie umiejętności zawodowe i cechy osobiste powinny być poparte realnymi przykładami. Należy spersonalizować list polecający dla każdego kandydata, aby nie wyglądał on na formalny szablon. Rekomenduje się unikanie zbyt wielu szablonów, które mogą sprawić, że list będzie mniej przekonujący.
Przykład błędny:
„Maria Siergiejewna zawsze podnosi swój poziom zawodowy i jest bardzo inicjatywna.”
Przykład poprawny:
„Maria Siergiejewna zawsze dążyła do podnoszenia swojego poziomu zawodowego oraz usprawnienia księgowości firmy, wnosząc szereg propozycji dotyczących optymalizacji podatków i kosztów, które zostały skutecznie wdrożone w działalności spółki.”
Przykład błędny:
„Sergiej Iwanowicz zawsze wykazywał wyjątkowy profesjonalizm i oddanie swojej pracy.”
Przykład poprawny:
„Podczas naszej współpracy w firmie ‘GlobalSoft’ Iwan Pietrowicz zawsze wykazywał wyjątkowy profesjonalizm i oddanie swojej pracy. Jego zdolność do głębokiej analizy rynku oraz umiejętność efektywnego zarządzania zespołem pozwoliły nam skutecznie uruchomić dwa nowe projekty, co znacząco zwiększyło nasz zysk.”
Podpis i formatowanie
Ważne jest, aby poprawnie sformatować podpis na końcu listu, podając stanowisko, dane kontaktowe oraz datę. Od osoby podpisującej list zależy jego waga w oczach przyszłego pracodawcy, partnera lub darczyńcy. List polecający może podpisać kierownik działu/ departamentu, dyrektor HR, HRBP, CEO lub menedżer wyższego szczebla. Jeśli list ma być w formie elektronicznej, ogólne wymagania i porady dotyczące jego pisania pozostają takie same. Dodatkowo, ważne jest, aby sprawdzić format, w jakim kandydat podaje swoje imię, szczególnie w przypadku międzynarodowych firm, ponieważ błędy w tym zakresie mogą prowadzić do nieporozumień.
Nawet kilka powszechnych błędów w liście polecającym może go znacznie zniszczyć. Do najczęstszych błędów należy używanie ogólnych fraz bez personalizacji i konkretnych przykładów, które ilustrowałyby daną umiejętność zawodową. Ponadto, list powinien przedstawiać obiektywną ocenę kandydata, a nie tylko upiększać jego mocne strony.
Innym częstym błędem jest brak jasnej struktury. Jeśli w liście nie trzymasz się jasno określonej struktury, może on wyglądać jak całkowita improwizacja, a nie część systematycznego obiegu dokumentów HR, co może budzić wątpliwości u pracodawcy.
Dodatkowo ważne jest zachowanie tonu profesjonalnego. W liście polecającym, który jest pisany dla kandydata na poważne stanowisko, nie należy używać emocjonalnie naładowanych słów ani zbyt poufałych sformułowań. Tworzy to wrażenie nieprofesjonalizmu.
List polecający, przykład 1
Mam przyjemność polecić Olenę Djačenko, która pracowała w naszej firmie, TOV "MediaPik", na stanowisku menedżera ds. treści od lutego 2021 roku do czerwca 2024 roku.
W tym czasie Olena stała się jednym z kluczowych członków zespołu marketingowego. Nie tylko odpowiadała za tworzenie treści do naszych kampanii internetowych, ale również aktywnie wdrażała nowe formy komunikacji z naszą publicznością. Dowodem na to jest jej pomysł wprowadzenia cotygodniowych "historii klientów" w mediach społecznościowych, co pomogło zwiększyć zaangażowanie użytkowników o 45% w ciągu trzech miesięcy.
Olena to osoba, która łączy analityczne myślenie z kreatywnością. Zawsze stara się zrozumieć istotę zadania, proponuje różne rozwiązania i potrafi słuchać zespołu. W sytuacjach stresowych zachowuje spokój i potrafi szybko się orientować. Dla mnie, jako kierownika działu, szczególnie cenne było to, że można było z nią omawiać nie tylko procesy robocze, ale także szukać strategicznych pomysłów na rozwój marki.
Nasz zespół jest przekonany, że Olena stanie się prawdziwą wartością dla każdej firmy, do której dołączy.
Z poważaniem,
Ihor Romaniuk
Kierownik działu marketingu
TOV “MediaPik”
Email: i.romanyuk@mediapic.ua
Telefon: +380 67 555 24 18
Miasto: Kijów
Przykład listu referencyjnego w języku angielskim dla brytyjskich firm
I am delighted to provide this reference for Mr. Andriy Melnyk, who worked at TechNova Solutions Ltd as a Software Engineer from March 2020 to September 2024.
During his time with us, Andriy made a substantial contribution to several of our key software projects, including the development of an internal workflow automation tool that reduced project turnaround times by 25%. His strong command of Python and JavaScript, combined with a clear understanding of system architecture, allowed him to design efficient and scalable solutions.
Andriy has a methodical yet creative approach to problem-solving. He is known for his ability to identify the root cause of technical issues and propose practical, effective fixes. Beyond his technical competence, he has been an outstanding collaborator — supportive of his colleagues, open to feedback, and consistently professional in his communication.
Andriy also showed great initiative in mentoring junior developers and improving our internal code review practices. His attention to detail and commitment to maintaining high standards have left a lasting positive impact on the team.
I am confident that Andriy would be an asset to any organisation seeking a reliable, thoughtful, and skilled engineer. Please feel free to contact me if you need further information regarding his performance or character.
Yours sincerely,
Ms Sarah Green
Technical Director
TechNova Solutions Ltd
Email: sarah.green@technova.co.uk
Phone: +44 20 7289 5412
Manchester, United Kingdom
List referencyjny jest przydatny zarówno dla reputacji samej firmy, która go wystawia, jak i dla kandydata ubiegającego się o daną posadę w innej firmie, szczególnie w przypadku ofert pracy w międzynarodowych firmach, gdzie konkurencja jest bardzo wysoka. Dokument ten pomaga kandydatowi w poszukiwaniach pracy i daje mu możliwość zdobycia wymarzonego stanowiska, pod warunkiem, że list jest napisany poprawnie, spełnia normy i zawiera rzeczywiste przykłady potwierdzające odpowiednie umiejętności zawodowe i osiągnięcia kandydata.
Zalecamy przeczytanie naszego artykułu na temat tego, jak odpowiadać na pytania dotyczące mocne i słabe strony na rozmowie kwalifikacyjnej.
Zaloguj się lub zarejestruj aby zostawić komentarze.
7100 zł (złotych)
Polska
1 dzień temu
9,5-16 €
Polska
2 dni temu
от 6000 нетто zł (złotych)
Polska
2 dni temu
8000-16000 zł (złotych)
Polska
2 dni temu
26,50-27,80 zł (złotych)
Polska
2 dni temu
