Евгения Олийчук - Резюме Координатор/Ассистент

Июль 2024 — Апрель 2025, 10 месяцев
Яндекс.Лавка, Москва
Операционный координатор

Сектор развития, группа административной поддержки.
Документооборот:
- Полное ведение договоров аренды для новых дарксторов (подготовка, согласование,
подписание, отправка, контроль возврата)
- Работа с первичной документацией: сканирование, редактирование в Adobe Acrobat,
систематизация в общих папках, сдача в архив
- Сопровождение дополнительных соглашений (ДС): заведение на согласование, ускорение простоев для соблюдения SLA, проверка корректности заполнения
Управление печатями для дарксторов:
- Заказ печатей у поставщиков, заведение счетов на оплату, организация хранения
- Взаимодействие с супервайзерами по отправке печатей на склады до начала затарки
- Мониторинг дат открытия складов, замена сломанных печатей, утилизация недействительных
- Ведение полного реестра печатей по дарксторам (адреса, коды, наличие, место хранения)
Открытие и закрытие ОП (Обособленные подразделения компании):
- Подготовка данных в Excel, сверка на портале ФИАС, присвоение КПП складам
- Ведение отчетности, помощь бухгалтерии и региональным менеджерам с документами о постановке на учет
Администрирование аккаунтов:
- Отслеживание дашборда в трекере, создание аккаунтов в системе Lavkach, помощь в
заведении аккаунтов для механиков, ведение отчетности по всем регионам
Результаты:
- Выполнение обязанностей с минимальным процентом ошибок в условиях высокой нагрузки
- Быстрое погружение в новые процессы
- Выработка стрессоустойчивости при решении спорных ситуаций

Январь 2023 — Июль 2024, 1 год 7 месяцев
Loftice, Москва

- Работа в аутсорсе на территории заказчика Яндекс.Маркет (Специалист по документообороту)
Входящая корреспонденция:
- Прием и сортировка документов (СФ, Акты, УПД, договоры)
- Регистрация в СЭД EnDocs, сканирование, распределение по смежным отделам
- Поиск адресатов неопознанных документов, коммуникация с партнерами
Исходящая корреспонденция:
- Фиксация передач и отправок в СЭД, формирование маршрутных листов для пеших курьеров
по Москве
- Составление описей, подписание документов
- Работа с курьерскими службами (Почта России, Major, DHL, СДЭК, EMS, Pony Express): личные
кабинеты, переписка, заказ расходных материалов
- Создание реестров отправок, формирование массовых рассылок
- Обработка заявок на отправку (Москва, регионы, СНГ, международные)

Трекер задач и Excel:
- Фиксация отправок, отслеживание трейсов, переоформление заказов при сбоях
- Предоставление данных смежным отделам (трек-номера, поиск корреспонденции)
- Ежемесячное создание детализаций для оплаты счетов и закрытия периода
Административная работа и ресепшен:
- Решение конфликтных ситуаций с сотрудниками и партнерами
- Ответы на звонки, коммуникация с госорганами
- Прием и выдача персональных посылок, поиск потерянных отправлений
- Контроль наличия расходных материалов и работы оргтехники
Международный проект:
- Формирование инвойсов, согласование ТН-ВЭД
- Выгрузка детализаций, создание итоговых отчетов по стоимости и направлениям
- Исправление ошибок в таможенных документах для растаможки грузов
- Устные переговоры и деловая переписка с иностранными контрагентами на сербском языке
- Коммуникация с менеджерами иностранных курьерских служб


- Работа в аутсорсе на территории заказчика Abbott Laboratories (Координатор почтовых
отправлений)
- Прием и передача почтовых отправлений
- Регистрация входящей корреспонденции в СЭД Effice
- Обработка заявок сотрудников, печать накладных, упаковка
- Работа с курьерскими службами (КСЭ, СДЭК, DHL, Почта России, EMS)
- Обработка детализаций в Excel (заполнение кост-центров, поиск отправлений для закрытия
периода)
- Взаимодействие с гос.органами, сканирование и приоритетное распределение документов
- Деловая переписка, разбор общего почтового ящика
Результаты по проектам:
- Высокая производительность с первых месяцев работы
- Сокращение ошибок до минимума
- Обучение и координация новых/подменных сотрудников

Сентябрь 2022 — Январь 2023, 5 месяцев
- Т-Банк, Москва

Оператор документооборота

- Работа с входящей корреспонденцией: прием, сортировка, обработка, регистрация,
распределение.
- Специализация: судебные документы (постановления, исполнительные листы, взыскания,
розыск счетов, ходатайства, акты).
- Регистрация в СЭД ScanDoc3, работа с оргтехникой, MS Office.
Результаты:
- Высокая производительность за короткий период.
- Минимальное количество ошибок при работе с большим объемом юридически значимой
информации.
- Опыт курирования новых сотрудников.

Srednja ekonomska ugostiteljska škola, Туризм

Деловая переписка, Ведение переговоровKorespondencja biznesowaProwadzenie negocjacji

Angielski