Sekretarz - Budapeszt
Płaca 1500-3000 $ - DashDevs LLC

PRZEGLĄD STANOWISKA

Szukamy doświadczonego i wysoko zorganizowanego Asystenta Osobistego, który będzie wspierać CEO naszej firmy. Idealny kandydat będzie miał wcześniejsze doświadczenie na podobnym stanowisku, biegle posługiwał się językiem angielskim i posiadał doskonałe umiejętności komunikacyjne. Ta rola wymaga proaktywnej i zaradnej osoby, która potrafi poradzić sobie z różnorodnymi zadaniami, od organizacji podróży służbowych po osobiste sprawunki.

TWOJE KWALIFIKACJE

• Udokumentowane doświadczenie jako Asystent Osobisty, Asystent Wykonawczy lub na podobnym stanowisku.
• Biegła znajomość języka angielskiego; dodatkowe języki są plusem.
• Silne umiejętności organizacyjne i multitasking, z dużą dbałością o szczegóły.
• Doskonałe umiejętności pisemne i ustne komunikacyjne.
• Dyskrecja i zaufanie, z umiejętnością obsługi poufnych informacji.
• Znajomość rozkładu miasta Budapeszt i miejscowych udogodnień to atut.
• Znajomość narzędzi takich jak Google Workspace (Gmail, Kalendarz, Dysk) i narzędzi do zarządzania zadaniami jak Jira.
• Elastyczność do pracy poza standardowymi godzinami, gdy to potrzebne.

OBOWIĄZKI

Koordynacja podróży:

Organizowanie i zarządzanie wszystkimi podróżami służbowymi dla CEO, w tym rezerwacja lotów, zakwaterowania i transportu, zapewniając płynne doświadczenia podróży.

Zarządzanie kalendarzem:

1. Planowanie spotkań z potencjalnymi klientami, partnerami i innymi kluczowymi interesariuszami.

2. Potwierdzanie dostępności uczestników i śledzenie osób, które nie umówiły się na spotkanie.

3. Zapewnienie, że wszystkie spotkania są prawidłowo zaplanowane, z przygotowanymi wszystkimi istotnymi detalami i materiałami z wyprzedzeniem.

Zarządzanie e-mailem:

1. Monitorowanie i zarządzanie zarówno osobistymi, jak i służbowymi skrzynkami pocztowymi.

2. Organizowanie e-maili na podstawie priorytetu, kategorii i wymaganej akcji.

3. Zapewnienie, że ważne e-maile są zaznaczone i odpowiadane w odpowiednim czasie.

4. Regularne odgracanie skrzynek pocztowych i archiwizowanie niepotrzebnych e-maili.

Komunikacja:

1. Kontaktowanie się z osobami przez telefon lub e-mail w celu potwierdzenia ich obecności na zaplanowanych spotkaniach.

2. Śledzenie kontaktów, aby zapewnić, że wszystkie potrzebne ustalenia są na miejscu.

3. Zarządzanie podstawową korespondencją w imieniu CEO, w tym redagowanie i odpowiadanie na e-maile.

Koordynacja spotkań:

Witanie i zarządzanie gośćmi na spotkaniach offline, zapewniając wszystkie potrzebne ustalenia dla płynnego i profesjonalnego doświadczenia.

Wsparcie administracyjne:

1. Pomoc w zadaniach osobistych, takich jak rezerwacje, dokonywanie rezerwacji lub prowadzenie osobistej korespondencji.

2. Zarządzanie paragonami i wydatkami, odpowiednie ich organizowanie i przygotowywanie do księgowości na miesięcznej/kwartalnej podstawie.

3. Wysyłanie przypomnień (niektóre na regularnej podstawie) do CEO lub innych osób trzecich w razie potrzeby.

4. Zapewnianie ad-hoc wsparcia administracyjnego, jak wymagane, w tym przygotowywanie dokumentów, organizowanie plików cyfrowych i zarządzanie listami zadań.

OFERUJEMY

• 20 płatnych dni wolnych w pierwszym roku współpracy, w kolejnych latach - 25 płatnych dni wolnych
• Jasno opisane procesy biznesowe w firmie, które rzeczywiście działają
• Uczciwe i konkurencyjne wynagrodzenie
• Regularne aktualizacje dotyczące wiadomości firmowych, sesje Q&A z najwyższym kierownictwem
• Elastyczny harmonogram pracy
• Częściowe pokrycie kosztów pracy w przestrzeni coworkingowej