Секретар - Будапешт
Зарплата 1500-3000 $

ОГЛЯД ПОЗИЦІЇ

Ми шукаємо досвідченого та високозорганізованого Особистого Асистента для підтримки CEO нашої компанії. Ідеальний кандидат буде мати попередній досвід на подібній посаді, вільно володіти англійською мовою та мати відмінні комунікативні навички. Ця роль вимагає проактивної та винахідливої особистості, здатної вирішувати різноманітні завдання, від організації ділових подорожей до особистих доручень.

ВАШ ДОСВІД

• Досвід роботи особистим асистентом, асистентом керівника або на схожій посаді.
• Вільне володіння англійською мовою; додаткові мови є плюсом.
• Сильні організаційні навички та здатність до багатозадачності, з високою увагою до деталей.
• Відмінні письмові та усні комунікативні навички.
• Дискретність і довіра, здатність обробляти конфіденційну інформацію.
• Знання планування міста Будапешт і місцевих зручностей є перевагою.
• Знання інструментів, таких як Google Workspace (Gmail, Календар, Диск) та інструменти для управління завданнями, як-от Jira.
• Гнучкість працювати за межами стандартних годин за необхідності.

ОБОВ'ЯЗКИ

Координація подорожей:

Організація та управління всіма діловими поїздками для CEO, включаючи бронювання авіаквитків, проживання та транспорту, забезпечуючи плавність подорожей.

Управління календарем:

1. Планування зустрічей з потенційними клієнтами, партнерами та іншими ключовими зацікавленими сторонами.

2. Підтвердження наявності учасників та стеження за тими, хто не запланував зустріч.

3. Забезпечення всіх зустрічей із правильним розкладом, з усіма відповідними деталями та матеріалами, підготовленими заздалегідь.

Управління електронною поштою:

1. Моніторинг та управління як особистою, так і робочою електронною поштою.

2. Організація електронних листів за пріоритетом, категорією та необхідними діями.

3. Забезпечення своєчасного прапорцювання та відповіді на важливі електронні листи.

4. Регулярне очищення скриньок та архівування непотрібних листів.

Комунікація:

1. Зв'язок з особами по телефону або електронною поштою для підтвердження їхньої участі у запланованих зустрічах.

2. Контроль за контактами, щоб забезпечити всіх необхідних домовленостей.

3. Ведення базової кореспонденції від імені CEO, включаючи складання та відповідь на електронні листи.

Координація зустрічей:

Вітання та управління гостями на офлайн-зустрічах, забезпечуючи всі необхідні домовленості для плавного і професійного досвіду.

Адміністративна підтримка:

1. Допомога у виконанні особистих завдань, таких як запис на прийом, бронювання або ведення особистої кореспонденції.

2. Управління квитанціями та витратами, відповідним чином організуючи їх та готуючи їх для ведення бухгалтерського обліку щомісяця / щоквартально.

3. Надсилання нагадувань (деякі на регулярній основі) CEO або іншим третім сторонам за потреби.

4. Надання необхідної адміністративної підтримки в разі потреби, включаючи підготовку документів, організацію цифрових файлів та управління списками завдань.

МИ ПРОПОНУЄМО

• 20 оплачуваних вихідних днів у першому році співпраці, всі наступні роки - 25 оплачуваних вихідних днів
• Чітко описані бізнес-процеси в компанії, які справді працюють
• Справедливу і конкурентоспроможну компенсацію
• Регулярні оновлення корпоративних новин, сесії Q&A з вищим керівництвом
• Гнучкий графік роботи
• Часткове покриття витрат на коворкінг