Kierownik - Tbilisi
Płaca 560 $ - Addforce

Wymagania:

• Wyższe wykształcenie

  • Doświadczenie w dziedzinie administracji (sekretarz / manager biura) od 1 roku

  • Zaawansowana znajomość MS Office

  • Angielski - poziom średnio zaawansowany, Rosyjski - biegły, Gruziński - biegły.

  • Wysoki stopień samoorganizacji i umiejętności organizacyjne

  • Odporność na stres, odpowiedzialność, komunikatywność, responsywność, otwartość, dostępność i gościnność, aby utrzymać pozytywny wizerunek Firmy

Gdzie pracować?

• Tbilisi, Saburtalo

Obowiązki:

• Obowiązki managera biura:

  • Przyjmowanie i kierowanie gości do odpowiednich pracowników lub działu, okazując gościnność, aby utrzymać pozytywny wizerunek Firmy

  • Zapewnienie wsparcia administracyjnego dla życia biurowego (odbiór i tłumaczenie połączeń, odbiór i przekazanie wiadomości dla pracowników Firmy / zapytania klientów, odbiór i wysyłka faksów i listów, kopiowanie dokumentów)

  • Utrzymywanie kontaktu z administracją i pracownikami Business Center oraz dostawcami usług w celu rozwiązania spraw administracyjnych (rejestracja wniosków o wezwanie elektryków, hydraulików i stolarzy)

  • Formowanie poczty i jej wysyłanie bezpośrednio na poczcie

  • Zamawianie materiałów drukowanych (np. plakaty na różne wydarzenia)

  • Wsparcie w kwestiach bezpieczeństwa, praca z kartami zbliżeniowymi, rejestracja dla pracowników. Zapewnienie dostępu do biura dla gości

  • Przygotowanie wychodzących listów do dostawców, np. list o zmianie ilości

  miejsca parkingowe

  • Zamawianie i ewidencjowanie materiałów biurowych dla pracowników, produktów do kuchni i zamówienie wody

  • Zamawianie taksówek i hoteli dla gości firmy (przyjazd / odjazd), sprawdzenie, potwierdzenie i przekazanie potwierdzonego rejestru do działu księgowości pod koniec miesiąca, zapewnienie dostępności dokumentów do zamknięcia na koniec okresu.

  • Regularne raportowanie do menedżera bezpośredniego, jeśli jest to potrzebne

  • Pomoc w przygotowywaniu rocznej prognozy wydatków biurowych.

  • Tworzenie PO & FO

  • Współpraca z dostawcami i sprzedawcami w celu uzyskania ofert, negocjowanie cen i śledzenie dostaw

  • Utrzymywanie dokładnych zapisów zamówień zakupowych, faktur i potwierdzeń dostawy

  • Koordynacja z administracją BC w zakresie konserwacji, sprzątania i usług ochroniarskich

  • Pomoc w organizacji wydarzeń firmowych

  • Zamawianie / zatwierdzanie wizytówek i innych materiałów drukowanych dla pracowników; wydawanie wychodzących numerów, numery zamówień itp.