Jak prawidłowo zorganizować system monitorowania pracy zdalnej pracowników.

Format pracy zdalnej jest stosowany już od dłuższego czasu. Jednak znaczna część firm podchodzi do tego sceptycznie. Menedżerowie i właściciele firm nie zawsze wiedzą, jak zorganizować skuteczną kontrolę nad pracą zdalną pracowników. Przyjrzyjmy się, jakie narzędzia i metody rozwiążą problem.

Wyzwania dla lidera

Tradycyjne metody zarządzania nie zawsze mają zastosowanie w zespołach rozproszonych. Pracownicy mogą znajdować się w różnych regionach i strefach czasowych oraz różnić się kulturowo i językowo. Jednocześnie muszą trzymać się jednolitych standardów przyjętych w firmie i pokazywać wyniki w określonych ramach czasowych.

Brak bezpośredniej kontroli

Pracując zdalnie, menedżer nie wie, co robi i gdzie w danym momencie znajduje się pracownik. Może to prowadzić do różnych problemów:

• Naruszenie terminów.Zadania realizowane są z opóźnieniem, często specjalista zupełnie o zadaniach zapomina.
• Nieobecność i spóźnienia. Występują trudności w przestrzeganiu warunków pracy — kiedy należy liczyć godziny pracy i co uważa się za miejsce pracy.
• Obniżona jakość. Menedżer nie jest w stanie szybko zidentyfikować błędów i zaproponować skuteczniejszych sposobów ich rozwiązania.

Problemy z komunikacją

Procesy pracy obejmują połączenia pionowe i poziome. W pierwszym przypadku mówimy o komunikacji pomiędzy pracownikami a menedżerami. Wyjaśniają status zadań, raportują wykonaną pracę i powiadamiają kierownictwo o sytuacjach awaryjnych.

W drugim przypadku specjaliści komunikują się ze sobą. Przykładowo w biurze możesz podejść do kolegi, zadać właściwe pytanie i szybko otrzymać odpowiedź. Obejmuje to również praktykę regularnych spotkań.

W konsekwencji: dla rozproszonych zespołów taki „na żywo” komunikacja jest niedostępna.

Ryzyko zmniejszenia produktywności

Brak zdalnej kontroli nad pracą pracowników wpływa na jakość i efektywność pracy. Wiąże się to z spadkiem dyscypliny, nieprzestrzeganiem terminów i opóźnieniami w uzyskiwaniu niezbędnych informacji. Specjaliści mogą zajmować się sprawami osobistymi, a nie bezpośrednimi obowiązkami, rozpoczynać zadania w pracy w ostatniej chwili i rozwiązywać je formalnie.

Ochrona danych

Podejścia do tworzenia infrastruktury biurowej kształtowały się przez dziesięciolecia. Wyrafinowany sprzęt i oprogramowanie przetwarza ruch przychodzący i wychodzący oraz blokuje niebezpieczną aktywność. Korespondencja i dokumentacja wewnętrzna są zorganizowane i przechowywane według jasnych zasad. Pracownia to przestrzeń chroniona z monitoringiem wideo i ograniczonym, bezpłatnym dostępem — Wizyty są dozwolone po okazaniu przepustek lub osobistych zaproszeń.

Zdalnie pracownicy pracują z domu. Część pracowników wynajmuje powierzchnie w przestrzeniach coworkingowych. Inni korzystają z przypadkowych lokalizacji, takich jak kawiarnia, biblioteka, park. W takich warunkach incydenty bezpieczeństwa i wycieki danych są nieuniknione. Na przykład folder z umowami może zostać pozostawiony na ulicy lub ktoś bliski może przypadkowo usunąć ważne pliki.

Jak zbudować system kontroli nad pracownikami zdalnymi

Wymienionych problemów nie należy traktować jako oznaki, że zdalne sterowanie — format niepotrzebny, a nawet szkodliwy. W rzeczywistości daje przedsiębiorstwom nowe możliwości i obniża koszty. Zdalna kontrola pracowników wymaga jednak konkretnych narzędzi i podejścia.

Monitorowanie

Śledzenie czasu jest używane, gdy wymagana jest synchronizacja procesów pracy. Przykładowo, jeśli firma ma krótkie cykle produkcyjne – maksymalnie do kilku dni. Monitorowanie jest również konieczne w przypadku płatności terminowych. Ten formularz jest często używany podczas interakcji z freelancerami.

Menedżerowie przychodzą z pomocą programy do systemów śledzenia czasu. Zapewniają obiektywną i automatyczną kontrolę. Aplikacje rejestrują, kiedy pracownik rozpoczął i zakończył pracę, a także określają, czy na komputerze jest otwarte oprogramowanie innej firmy lub odwrotnie, czy specjalista był przez dłuższy czas nieaktywny.

Monitorowanie pracowników zdalnych przydaje się także do wewnętrznych statystyk. Pomaga obliczyć średni czas potrzebny na rozwiązanie określonych problemów i zidentyfikować problemy w procesach. W tym celu wykorzystywane są menedżery zadań, czyli moduły śledzące zadania. Reprezentują m.inelektroniczna baza danych kadr, bieżących i zrealizowanych zadań. Każde zadanie ma przydzielonego, opis i termin wykonania. System automatycznie rejestruje, kiedy i komu powierzono zadanie. Wbudowane narzędzia analityczne mogą generować raporty dotyczące np. spędzonego czasu czy obciążenia pracą. Dane są przechowywane i przetwarzane na bezpiecznym serwerze.

Jasne cele i zadania

Problemy zmniejszają się, gdy telepracownicy znają swoje zadania i cele. W wyspecjalizowanych programach, aplikacjach i usługach możesz precyzyjnie sformułować wszystkie instrukcje.

Zaleca się sporządzanie i niezwłoczne aktualizowanie instrukcji i przypomnień dotyczących standardowych procesów — wykazy terminów, zbiory podręczników, przydatne artykuły. Dzięki temu pracownicy będą mogli w każdej chwili uzyskać szczegółowe i aktualne informacje związane z pracą.

Raporty z postępu

Pamiętaj, że wykresy i automatyczne raporty generowane przez moduły śledzenia zadań i systemy śledzenia czasu pracy nie zastępują raportów od menedżerów i zwykłych pracowników. Tabele statystyczne nie zawierają szczegółowych objaśnień poszczególnych epizodów. Przykładowo aplikacja po prostu zgłosi zaległość w realizacji 20 zamówień, ale będzie o tym „milczeć”. o opóźnieniach ze strony klienta. Dlatego oprócz analityki oprogramowania zbieraj standardowe raporty i organizuj indywidualne rozmowy lub spotkania, podczas których zostaną ogłoszone wyniki prac.

Spotkania online

W przypadku braku prawdziwej komunikacji, komunikacja odbywa się online. Wykorzystują w tym celu firmową pocztę elektroniczną, komunikatory internetowe oraz oprogramowanie do komunikacji wideo i audio. Informacje o zadaniach przesyłane są w modułach śledzenia zadań.

Korespondencja na czacie i rozmowy telefoniczne są możliwe w bieżących sprawach. Powszechna praktyka — regularne spotkania on-line. Ich częstotliwość i treść zależą od wybranego systemu zarządzania i specyfiki konkretnej firmy. Przykładowo, zgodnie z metodologią Scrum odbywają się wspólne spotkania:

• planując sprint — kolejny okres działalności firmy lub rozwoju produktu trwa zwykle od jednego do kilku tygodni;
• codziennie — z krótkimi ustnymi raportami każdego członka zespołu;
• podsumowując sprint — ustala się, jakie cele i wskaźniki zostały osiągnięte;
• z mocą wsteczną — Oceniana jest działalność zespołu i firmy w minionym okresie (miesiącu, kwartale, półroczu lub innym), zgłaszane są propozycje i uwagi dotyczące procesów.

Kontrola na podstawie wyników, a nie procesu

Narzędzia do zdalnej kontroli pracy powinny być wykorzystywane do:

• przeanalizuj cały proces pracy — liczba zadań, terminy ich realizacji, obciążenie pracą poszczególnych działów lub specjalistów itp.
• automatyzuj przekazywanie zamówień — Często skuteczniejsze jest przesyłanie zadań w formie pisemnej i zawierającej jasne sformułowania, niż komunikowanie ich ustnie;
• akceptować i oceniać wyniki poszczególnych zadań i wszelkich działań za określony okres.

Całkowita kontrola każdego działania personelu jest uważana za złą praktykę. Powoduje rotację personelu, brak inicjatywy i motywacji oraz zmniejsza zaufanie i lojalność wobec kierownictwa.

Jak zwiększyć produktywność pracowników

Menedżer musi wiedzieć nie tylko, jak zdalnie kontrolować pracowników, ale także jak stymulować ich produktywność. Podwładni mogą odczuwać dyskomfort związany z brakiem komunikacji na żywo, wypalić się nadmiernym obciążeniem pracą lub zbyt prostymi zadaniami i myśleć o odejściu, jeśli nie wierzą, że pracodawca jest zainteresowany i jest w stanie poprawić sytuację.

Zarządzanie czasem

Zarządzanie czasem — Są to różne metody, które pozwalają efektywniej spędzić czas. Istnieje błędne przekonanie, że pomagają one jedynie nie rozpraszać się zewnętrznymi zajęciami. Tak naprawdę zarządzanie czasem reguluje również okresy odpoczynku. Długa, intensywna praca bez przerw ma niebezpieczne konsekwencje. Na przykład w stanie przepływu lub gdy jest zbyt zajęty, pracownik opuszcza posiłki, co może wywołać różne choroby.

Najpierw należy przeanalizować czasochłonność pracy firmy, działów czy pojedynczego specjalisty. Określ, jaki udział przypada bezpośrednio na zadania, a jaki — na spotkania i przestoje.

Marnowanie czasu często wiąże się z brakiem planowania i dezorganizacją procesów. Pracownicy są stale rozpraszani przez nieoczekiwane i pilniejsze zadania. W efekcie zamówienia są realizowane słabo lub pozostają niekompletne.

Upewnij się, że Twoi podwładni zachowują równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Spróbuj zminimalizować zakłóceniapraca. Ustaw i prowadź harmonogram na weekendy, święta i wakacje. Nie przeszkadzaj pracownikom poza godzinami pracy. Pilne decyzje są właściwie rzadko potrzebne.

Zmniejszenie poziomu zatrudnienia nie zawsze prowadzi do realnych oszczędności. Ze względu na zwiększone obciążenia pracownicy częściej popełniają błędy, co może prowadzić do dużych strat. Wdrażanie rygorystycznych środków w zakresie odpowiedzialności podważa motywację i prowadzi do ciągłej rotacji. Jednocześnie „nadęta” zatrudnienie prowadzi do bezsensownych wydatków. Pracownicy, którzy nie mają nic do roboty, tracą zainteresowanie pracą i swoimi kwalifikacjami.

Rozwiązywanie problemów

Nieefektywne metody organizacji pracy, konflikty w zespole, a nawet regularne awarie techniczne również obniżają produktywność. Jeżeli menadżerowi zależy na sukcesie firmy i dobrobycie zespołu, to powinien pomyśleć o rozwiązaniu takich problemów.

Spotkania online z całym zespołem, pojedynczymi podwładnymi czy menedżerami mogą dać pełniejszy obraz tego, co się dzieje. Nie trzeba czekać, aż pracownik, który napotkał tę czy inną trudność, w końcu się podda.

Często pracownicy boją się składać skargi i przekazywać tylko te informacje, które kierownictwo chce usłyszeć. Inni podwładni zaś spieszą się, by zgłosić wszelkie błędy swoich kolegów.

Do oceny sytuacji w zespole wykorzystywane są kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) oraz kwestionariusze. Jednym ze sposobów — Metoda „360 stopni”. Badanie prowadzone jest drogą elektroniczną, a odpowiedzi przesyłane są anonimowo. Ankieta składa się z kilku pytań. Każdy z nich pozwala ocenić, jak dobrze dany pracownik radzi sobie ze swoimi obowiązkami i jakie cechy osobiste są dla niego charakterystyczne (umiejętności twarde i umiejętności miękkie). Sformułowanie powinno być proste i jednoznaczne.

Utrzymanie motywacji

Motywacja wpływa bezpośrednio na wydajność i produktywność pracy. Jeśli specjalista nie jest zainteresowany wynikiem, jest mu obojętne na to, co dzieje się w firmie i dziale, wówczas nie wykazuje inicjatywy, wykonuje zadania formalnie i w miarę możliwości unika nowych zadań.

Zainteresowanie składa się z cech osobistych konkretnego specjalisty, zachęt materialnych i niematerialnych, sytuacji w dziale i całej firmie. Żadnego z tych czynników nie można jednak nazwać dominującym.

Warto być realistą. Personel dostaje pracę w organizacji i rozpoczyna kolejny dzień pracy w imię pieniędzy. Certyfikat lub ustna wdzięczność za przekroczenie planu często odbierana jest jako kpina. Pracownik może odejść z wysoko płatnego stanowiska ze względu na toksyczną atmosferę w zespole, złą jakość produktu lub nieetyczne działania firmy. Albo odrzuci korzystniejszą ofertę od konkurentów, bo zespół traktuje go z szacunkiem i wspiera jego inicjatywy.

Jak utrzymać motywację i zaufanie pracowników

Powiedzieliśmy Ci, jak sprawdzić pracę zdalną i zarządzać rozproszonymi zespołami.

• Jeśli Twoja organizacja ma krótkie cykle produkcyjne, może być konieczna precyzyjna synchronizacja wszystkich procesów. Przydają się do tego aplikacje do śledzenia czasu.
• Przydzielanie zadań i śledzenie ich wykonania jest wygodne dzięki modułom śledzenia zadań. Takie systemy pomogą w zbieraniu wewnętrznych statystyk.
• Całkowita kontrola nad personelem i zarządzanie „ręczne”. tryb — złe praktyki. Mikrozarządzanie zmniejsza motywację, szacunek do lidera i lojalność wobec firmy. Jeśli musisz robić zrzuty ekranu monitorów i stale przypominać podwładnym o ich obowiązkach, organizacja ma poważne problemy systemowe.
• Efektywność pracy można zwiększyć poprzez planowanie, precyzyjne formułowanie instrukcji i jasne zasady, którymi kieruje się cały zespół i każdy menadżer.
• Motywacja wpływa również na produktywność. Zależy to od cech osobistych pracownika, atmosfery w zespole i sytuacji w firmie. Nie można zapominać o roli świadczeń materialnych, jednak w niektórych przypadkach czynniki niematerialne przeważają nad wysokimi zarobkami i regularnymi premiami.