Как правильно организовать систему контроля удаленной работой сотрудников.

Удаленный формат работы используется уже достаточно давно. Однако значительная часть компаний относится к нему скептически. Менеджеры и владельцы бизнеса не всегда знают, как организовать эффективный контроль удаленной работы сотрудников. Разберем, какие инструменты и методы решат проблему.

Вызовы для руководителя

Для распределенных команд не всегда применимы традиционные методы управления. Сотрудники могут находиться в разных регионах и часовых поясах, иметь культурные и языковые различия. Вместе с тем они должны придерживаться единых стандартов, принятых в компании, и показывать результат в определенный срок.

Отсутствие прямого контроля

При удаленной работе руководитель не знает, чем занят и где находится сотрудник в конкретный момент. Это может повлечь за собой разные проблемы:

• Нарушение дедлайнов. Задачи отрабатываются с задержкой, зачастую специалист и вовсе забывает о поручениях.
• Прогулы и опоздания. Есть сложности с соблюдением трудовых условий — когда следует отсчитывать рабочее время и что считать рабочим местом.
• Падение качества. Руководитель не способен оперативно выявлять ошибки и предлагать более эффективные способы их решения.

Проблемы с коммуникацией

Рабочие процессы подразумевают вертикальные и горизонтальные связи. В первом случае речь идет об общении сотрудников с менеджерами. Они уточняют статус задач, отчитываются о проделанной работе, уведомляют руководство о внештатных ситуациях.

Во втором случае ― коммуникация специалистов друг с другом. Например, в офисе можно подойти к коллеге, задать нужный вопрос и быстро получить ответ. Сюда же входит практика регулярных совещаний и встреч.

Как следствие: для распределенных команд подобное «живое» общение недоступно.

Риски снижения продуктивности

Отсутствие контроля работы сотрудников на удаленке сказывается на качестве и эффективности труда. С этим связано падение дисциплины, нарушение сроков, задержки в получении нужной информации. Специалисты могут заниматься личными делами, а не прямыми обязанностями, приступать к рабочим задачам в последний момент и решать их формально.

Защита данных

Подходы к созданию офисной инфраструктуры формировались десятилетиями. Сложное оборудование и программное обеспечение обрабатывает входящий и исходящий трафик и блокирует опасную активность. Корреспонденция и внутренняя документация упорядочиваются и хранятся по четким правилам. Рабочее помещение представляет собой охраняемое пространство с видеонаблюдением и ограничением свободного доступа — разрешается посещение по пропускам или персональным приглашениям.

На удаленке персонал трудится из дома. Некоторые сотрудники арендуют место в коворкингах. Другие пользуются случайными локациями вроде кафе, библиотеки, парка. В подобных условиях инциденты с нарушением безопасности и утечкой данных неизбежны. Например, папка с договорами может быть оставлена на улице или кто-то из близких случайно удалит важные файлы.

Как выстроить систему контроля над удаленщиками

Перечисленные проблемы не стоит воспринимать как признаки того, что удаленка — ненужный и даже вредный формат. В действительности она дает бизнесу новые возможности и позволяет сократить издержки. Однако удаленный контроль сотрудников требует специфических инструментов и подходов.

Мониторинг

К учету времени прибегают, когда требуется синхронизация рабочих процессов. Например, если в компании действуют короткие производственные циклы ― максимум до нескольких дней. Мониторинг необходим и при повременной оплате. Такую форму часто используют при взаимодействии с фрилансерами.

На помощь руководителям приходят программы для системы учета рабочего времени. Они обеспечивают объективный и автоматический контроль. Приложения фиксируют, когда сотрудник начал и закончил работу, а также определяют, открыт ли на компьютере сторонний софт или, наоборот, специалист долгое время бездействует.

Также мониторинг удаленных сотрудников полезен для внутренней статистики. Он помогает вычислить среднее время, которое уходит на решение тех или иных задач, и выявить проблемы в процессах. Для этого используются менеджеры задач, или таск-трекеры. Они представляют собой электронную базу персонала, текущих и выполненных поручений. Каждая задача имеет исполнителя, описание и дедлайн. Система автоматически фиксирует, когда и кому передается задание. Встроенные инструменты аналитики могут генерировать отчеты, например по затраченному времени или объему нагрузки. Данные хранятся и обрабатываются на защищенном сервере.

Четкие цели и задачи

Количество проблем снижается, когда дистанционные работники знают задачи и цели. В специализированных программах, приложениях и сервисах можно точно формулировать все поручения.

Желательно составлять и своевременно обновлять инструкции и памятки по типовым процессам — списки терминов, подборки руководств, полезных статей. Благодаря этому персонал сможет в любой момент получить подробную и актуальную информацию, связанную с работой.

Отчеты о проделанной работе

Помните, что графики и автоматические отчеты, которые генерируют трекеры задач и системы учета времени, не заменяют доклады менеджеров и рядовых сотрудников. Таблицы со статистическими данными не содержат детальные пояснения по конкретным эпизодам. Например, приложение просто сообщит, что было просрочено 20 поручений, но «умолчит» о задержках со стороны клиента. Поэтому в дополнение к аналитике ПО собирайте стандартные отчеты и проводите индивидуальные созвоны или совещания, на которых будут озвучены результаты работы.

Онлайн-встречи

В отсутствии реального общения коммуникация переносится онлайн. Для этого используют корпоративную почту, мессенджеры и софт для видео- и аудиосвязи. Информация по задачам передается в таск-трекерах.

Переписка в чатах и звонки возможны по текущим вопросам. Распространенная практика — регулярные онлайн-встречи. Их периодичность и содержание зависят от выбранной системы управления и специфики конкретной компании. Например, по методологии Scrum совместные совещания проводят:

• при планировании спринта — очередного периода деятельности компании или развития продукта, обычно длится одну или несколько недель;
• ежедневно — с краткими устными отчетами каждого члена команды;
• при подведении итогов спринта — определяется, какие цели и показатели были достигнуты;
• ретроспективно — оценивается деятельность команды и компании за прошедший период (месяц, квартал, полугодие или другой), вносятся предложения и замечания по процессам.

Контроль по результатам, а не по процессу

Инструменты контроля удаленной работы следует использовать, чтобы:

• анализировать весь рабочий процесс — количество задач, сроки их выполнения, загрузку отдельно взятого подразделения или специалиста и прочее;
• автоматизировать передачу поручений — зачастую эффективнее отправлять задания в письменном виде с четкими формулировками, а не сообщать их устно;
• принимать и оценивать результаты конкретных заданий и всей деятельности за определенный период.

Тотальный контроль каждого действия персонала считается порочной практикой. Он провоцирует текучку кадров, отсутствие инициативы и мотивации, снижает доверие и лояльность к руководству.

Как повысить продуктивность сотрудников

Руководитель должен знать, не только как контролировать сотрудников на удаленке, но и как стимулировать их продуктивность. Подчиненные могут испытывать дискомфорт из-за недостатка живого общения, выгорать от чрезмерной нагрузки или слишком простых задач, задумываться об увольнении, если не верят, что работодатель заинтересован и способен улучшить ситуацию.

Тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это различные методы, которые позволяют расходовать время более эффективно. Существует заблуждение, что они только помогают не отвлекаться на посторонние занятия. В действительности тайм-менеджмент регулирует и периоды отдыха. Долгая интенсивная работа без перерывов имеет опасные последствия. Например, в состоянии потока или при чрезмерной занятости сотрудник пропускает приемы пищи, что может провоцировать различные заболевания.

Для начала нужно проанализировать расход рабочего времени компании, подразделений или отдельного специалиста. Определите, какая доля приходится непосредственно на задачи, а какая — на совещания и простой.

Неэффективная трата времени часто связана с отсутствием планирования и беспорядочными процессами. Персоналу постоянно приходится отвлекаться на неожиданные и более срочные задания. В результате поручения выполняются некачественно или остаются незавершенными.

Следите, чтобы для подчиненных соблюдался баланс работы и личной жизни. Постарайтесь сводить к минимуму переработки. Установите и соблюдайте расписание выходных, праздничных дней и отпусков. Не беспокойте сотрудников в нерабочее время. Безотлагательные решения на самом деле нужны довольно редко.

Сокращение штатной численности не всегда ведет к реальной экономии. От повышенных нагрузок персонал чаще ошибается, что может приводить к большим убыткам. Внедрение строгих мер ответственности подрывает мотивацию и приводит к непрерывной текучке. В то же время «раздутый» штат приводит к бессмысленным расходам. У сотрудников, которым нечем заняться, падает заинтересованность в труде и квалификация.

Устранение проблем

Неэффективные приемы организации труда, конфликты в коллективе, даже регулярные технические сбои также снижают производительность. Если руководитель заинтересован в успехе компании и благополучии команды, то должен задумываться над решением таких проблем.

Более полную картину происходящего могут давать онлайн-встречи со всем коллективом, отдельными подчиненными или менеджерами. Не нужно ждать, пока сотрудник, который столкнулся с той или иной сложностью, окончательно опустит руки.

Нередко персонал боится жаловаться и сообщает только ту информацию, которую хочет услышать руководство. Другие подчиненные, наоборот, спешат доложить о любых ошибках коллег.

Для оценки ситуации в коллективе используют ключевые показатели эффективности (KPI) и анкетирование. Один из способов — метод «360 градусов». Исследование проводится в электронном виде, а ответы высылаются анонимно. Анкета состоит из нескольких вопросов. Каждый из них предлагает оценить, насколько хорошо конкретный сотрудник справляется с обязанностями и какие личностные качества для него характерны (Hard-skills и Soft-skills). Формулировки должны быть простыми и однозначными.

Поддержание мотивации

Мотивация напрямую влияет на эффективность и производительность труда. Если специалист не заинтересован в результате, ему безразлично происходящее в компании и отделе, то он не проявляет инициативу, выполняет задачи формально и при любой возможности избегает новых поручений.

Заинтересованность складывается из личных качеств конкретного специалиста, материальных и нематериальных стимулов, обстановки в подразделении и всей компании. Однако ни один из этих факторов нельзя назвать доминирующим.

Стоит быть реалистами. Персонал устраивается в организацию и начинает очередной рабочий день ради денег. Грамота или устная благодарность за перевыполненный план часто воспринимаются как издевка. Сотрудник может покинуть высокооплачиваемую должность из-за токсичной атмосферы в коллективе, низкого качества продукта, неэтичной деятельности компании. Или откажется от более выгодного предложения конкурентов, поскольку в коллективе к нему относятся с уважением и поддерживают инициативы.

Как сохранить мотивацию и доверие сотрудников

Мы рассказали, как проверяют удаленную работу и управляют распределенными командами.

• Если в вашей организации короткие производственные циклы, может потребоваться точная синхронизация всех процессов. Для этого пригодятся приложения для учета времени.
• Назначать задачи и отслеживать их исполнение удобно через таск-трекеры. Такие системы помогут собирать внутреннюю статистику.
• Тотальный контроль за персоналом и управление в «ручном» режиме — плохие практики. Микроменеджмент снижает мотивацию, уважение к руководителю и лояльность компании. Если вам нужно делать скриншоты мониторов и постоянно напоминать подчиненным об их обязанностях, у организации есть серьезные системные проблемы.
• Повысить эффективность труда можно за счет планирования, точной формулировки поручений и понятных правил, которых придерживается весь коллектив и каждый менеджер.
• На производительность влияет и мотивация. Она зависит от личных качеств сотрудника, атмосферы в коллективе и ситуации в компании. Нельзя забывать о роли материальной выгоды, но в ряде случаев нематериальные факторы преобладают над высокой зарплатой и регулярными премиями.