Як правильно організувати систему контролю віддаленої роботи співробітників.

Віддалений формат роботи використовується вже досить давно. Однак значна частина компаній ставиться до нього скептично. Менеджери та власники бізнесу не завжди знають, як організувати ефективний контроль віддаленої роботи працівників. Розберемо, які інструменти та методи вирішать проблему.

Дзвінки для керівника

Для розподілених команд не завжди застосовні традиційні методи управління. Співробітники можуть перебувати в різних регіонах та часових поясах, мати культурні та мовні відмінності. Водночас вони повинні дотримуватись єдиних стандартів, прийнятих у компанії, та показувати результат у визначений термін.

Відсутність прямого контролю

При віддаленій роботі керівник не знає, чим зайнятий і де знаходиться співробітник у конкретний момент. Це може спричинити різні проблеми:

• Порушення дедлайнів. Завдання відпрацьовуються із затримкою, часто спеціаліст взагалі забуває про доручення.
• Прогули та запізнення. Є складнощі з дотриманням трудових умов — коли слід відраховувати робочий час та що вважати робочим місцем.
• Падіння якості. Керівник не здатний оперативно виявляти помилки та пропонувати більш ефективні способи їх вирішення.

Проблеми з комунікацією

Робочі процеси мають на увазі вертикальні та горизонтальні зв'язки. У першому випадку йдеться про спілкування співробітників із менеджерами. Вони уточнюють статус завдань, звітують про виконану роботу, повідомляють керівництво про позаштатні ситуації.

У другому випадку - комунікація фахівців один з одним. Наприклад, в офісі можна підійти до колеги, поставити потрібне питання та швидко отримати відповідь. Сюди ж входить практика регулярних нарад та зустрічей.

Як наслідок: для розподілених команд подібне «живе» спілкування недоступне.

Ризики зниження продуктивності

Відсутність контролю роботи працівників на віддаленні позначається на якості та ефективності праці. З цим пов'язане падіння дисципліни, порушення термінів, затримки отримання потрібної інформації. Фахівці можуть займатися особистими справами, а не прямими обов'язками, розпочинати робочі завдання в останній момент і вирішувати їх формально.

Захист даних

Підходи до створення офісної інфраструктури формувалися десятиліттями. Складне обладнання та програмне забезпечення обробляє вхідний та вихідний трафік та блокує небезпечну активність. Кореспонденція та внутрішня документація впорядковуються та зберігаються за чіткими правилами. Робоче приміщення являє собою простір, що охороняється з відеоспостереженням і обмеженням вільного доступу — дозволяється відвідування за перепустками або персональними запрошеннями.

На віддаленні персонал працює з дому. Деякі співробітники орендують місце у коворкінгах. Інші користуються випадковими локаціями на кшталт кафе, бібліотеки, парку. У таких умовах інциденти з порушенням безпеки та витоком даних є неминучими. Наприклад, папка з договорами може бути залишена на вулиці або хтось із близьких випадково видалить важливі файли.

Як побудувати систему контролю над віддальниками

Перелічені проблеми не слід сприймати як ознаки того, що видалення — непотрібний і навіть шкідливий формат. Насправді вона дає бізнесу нові можливості та дозволяє скоротити витрати. Однак віддалений контроль працівників потребує специфічних інструментів та підходів.

Моніторинг

До обліку часу вдаються, коли потрібна синхронізація робочих процесів. Наприклад, якщо в компанії діють короткі виробничі цикли – максимум до кількох днів. Моніторинг необхідний і за погодинної оплати. Таку форму часто використовують при взаємодії із фрілансерами.

На допомогу керівникам приходять програми для системи обліку робочого часу. Вони забезпечують об'єктивний та автоматичний контроль. Програми фіксують, коли співробітник почав і закінчив роботу, а також визначають, чи на комп'ютері відкритий сторонній софт або, навпаки, фахівець тривалий час не діє.

Моніторинг віддалених співробітників корисний для внутрішньої статистики. Він допомагає обчислити середній час, що йде на вирішення тих чи інших завдань, і виявити проблеми у процесах. Для цього використовуються менеджери завдань або таск-трекери. Вони є еелектронну базу персоналу, поточних та виконаних доручень. Кожне завдання має виконавця, опис та дедлайн. Система автоматично фіксує, коли та кому передається завдання. Вбудовані інструменти аналітики можуть генерувати звіти, наприклад, за витраченим часом або обсягом навантаження. Дані зберігаються та обробляються на захищеному сервері.

Чіткі цілі та завдання

Кількість проблем знижується, коли дистанційні працівники знають завдання та цілі. У спеціалізованих програмах, програмах та сервісах можна точно формулювати всі доручення.

Бажано складати та своєчасно оновлювати інструкції та пам'ятки щодо типових процесів — списки термінів, добірки посібників, корисних статей. Завдяки цьому персонал зможе будь-якої миті отримати докладну та актуальну інформацію, пов'язану з роботою.

Звіти про виконану роботу

Пам'ятайте, що графіки та автоматичні звіти, які генерують трекери завдань та системи обліку часу, не замінюють доповіді менеджерів та рядових співробітників. Таблиці зі статистичними даними містять детальні пояснення щодо конкретних епізодів. Наприклад, програма просто повідомить, що було прострочено 20 доручень, але «змовчить» про затримки з боку клієнта. Тому на додаток до аналітики програмного забезпечення збирайте стандартні звіти та проводьте індивідуальні дзвінки або наради, на яких будуть озвучені результати роботи.

Онлайн-зустрічі

У відсутності реального спілкування комунікація переноситься онлайн. Для цього використовують корпоративну пошту, месенджери та софт для відео- та аудіозв'язку. Інформація про завдання передається в таск-трекерах.

Листування та дзвінки можливі з поточних питань. Поширена практика — регулярні зустрічі. Їх періодичність та зміст залежить від обраної системи управління та специфіки конкретної компанії. Наприклад, за методологією Scrum спільні наради проводять:

• при плануванні спринту — чергового періоду діяльності компанії або розвитку продукту, зазвичай, триває один або кілька тижнів;
• щодня — з короткими усними звітами кожного члена команди;
• при підбитті підсумків спринту — визначається, яких цілей і показників було досягнуто;
• ретроспективно — оцінюється діяльність команди та компанії за минулий період (місяць, квартал, півріччя або інший), вносяться пропозиції та зауваження щодо процесів.

Контроль за результатами, а не процесом

Інструменти контролю віддаленої роботи слід використовувати, щоб:

• аналізувати весь робочий процес — кількість завдань, терміни їх виконання, завантаження окремо взятого підрозділу або спеціаліста та інше;
• автоматизувати передачу доручень — найчастіше ефективніше надсилати завдання письмово з чіткими формулюваннями, а не повідомляти їх усно;
• приймати та оцінювати результати конкретних завдань та всієї діяльності за певний період.

Тотальний контроль кожної дії персоналу вважається хибною практикою. Він провокує плинність кадрів, відсутність ініціативи та мотивації, знижує довіру та лояльність до керівництва.

Як підвищити продуктивність співробітників

Керівник повинен знати, не лише як контролювати співробітників на віддаленні, а й як стимулювати їхню продуктивність. Підлеглі можуть відчувати дискомфорт через брак живого спілкування, вигоряти від надмірного навантаження або надто простих завдань, замислюватися про звільнення, якщо не вірять, що роботодавець зацікавлений і здатний покращити ситуацію.

Тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — це різні методи, які дозволяють витрачати час ефективніше. Існує хибна думка, що вони тільки допомагають не відволікатися на сторонні заняття. Насправді тайм-менеджмент регулює періоди відпочинку. Довга інтенсивна робота без перерв має небезпечні наслідки. Наприклад, у стані потоку або за надмірної зайнятості співробітник пропускає прийоми їжі, що може провокувати різні захворювання.

Для початку потрібно проаналізувати витрати робочого часу компанії, підрозділів або окремого фахівця. Визначте, яка частка припадає безпосередньо на завдання, а яка — на наради та простий.

Неефективна трата часу часто пов'язана з відсутністю планування та безладними процесами. Персоналу постійно доводиться відволікатися на несподівані та термінові завдання. В результаті доручення виконуються неякісно або залишаються незавершеними.

Слідкуйте, щоб для підлеглих дотримувався баланс роботи та особистого життя. Постарайтеся зводити до мінімуму переработки. Встановіть та дотримуйтесь розкладу вихідних, святкових днів та відпусток. Не турбуйте співробітників у неробочий час. Невідкладні рішення дійсно потрібні досить рідко.

Скорочення штатної чисельності не завжди веде до реальної економії. Від підвищених навантажень персонал частіше помиляється, що може спричинити великі збитки. Впровадження суворих заходів відповідальності підриває мотивацію і призводить до безперервної плинності. У той же час «роздутий» штат призводить до безглуздих витрат. У співробітників, яким нема чим зайнятися, падає зацікавленість у праці та кваліфікація.

Усунення проблем

Неефективні прийоми організації праці, конфлікти у колективі, навіть регулярні технічні збої також знижують продуктивність. Якщо керівник зацікавлений в успіху компанії та благополуччя команди, то має замислюватися над вирішенням таких проблем.

Повнішу картину того, що відбувається, можуть давати онлайн-зустрічі з усім колективом, окремими підлеглими або менеджерами. Не слід чекати, поки співробітник, який зіткнувся з тією чи іншою складністю, остаточно опустить руки.

Нерідко персонал боїться скаржитися та повідомляє лише ту інформацію, яку хоче почути керівництво. Інші підлеглі, навпаки, поспішають доповісти про будь-які помилки колег.

Для оцінки ситуації в колективі використовують ключові показники ефективності (KPI) та анкетування. Один із способів — метод «360 градусів». Дослідження проводиться в електронному вигляді, а відповіді надсилаються анонімно. Анкета складається із кількох питань. Кожен пропонує оцінити, наскільки добре конкретний співробітник справляється з обов'язками і які особисті якості для нього характерні (Hard-skills і Soft-skills). Формулювання мають бути простими та однозначними.

Підтримка мотивації

Мотивація безпосередньо впливає на ефективність та продуктивність праці. Якщо фахівець не зацікавлений у результаті, йому байдуже те, що відбувається в компанії та відділі, то він не виявляє ініціативу, виконує завдання формально і за будь-якої можливості уникає нових доручень.

Зацікавленість складається з особистих якостей конкретного спеціаліста, матеріальних та нематеріальних стимулів, обстановки у підрозділі та всій компанії. Однак жоден із цих факторів не можна назвати домінуючим.

Варто бути реалістами. Персонал влаштовується в організацію та починає черговий робочий день заради грошей. Грамота чи усна подяка за перевиконаний план часто сприймаються як глузування. Співробітник може залишити високооплачувану посаду через токсичну атмосферу в колективі, низьку якість продукту, неетичну діяльність компанії. Або відмовиться від вигіднішої пропозиції конкурентів, оскільки в колективі до нього ставляться з повагою та підтримують ініціативи.

Як зберегти мотивацію та довіру співробітників

Ми розповіли, як перевіряють віддалену роботу та керують розподіленими командами.

• Якщо у вашій організації короткі виробничі цикли, може знадобитися точна синхронізація всіх процесів. Для цього стануть у нагоді програми для обліку часу.
• Призначати завдання та відстежувати їх виконання зручно через таск-трекери. Такі системи допоможуть збирати внутрішню статистику.
• Тотальний контроль за персоналом та управління в «ручному» режимі — погані практики. Мікроменеджмент знижує мотивацію, повагу до керівника та лояльність компанії. Якщо вам потрібно робити скріншоти моніторів і постійно нагадувати підлеглим про їхні обов'язки, організація має серйозні системні проблеми.
• Підвищити ефективність праці можна за рахунок планування, точного формулювання доручень та зрозумілих правил, яких дотримується весь колектив та кожен менеджер.
• На продуктивність впливає і мотивація. Вона залежить від особистих якостей співробітника, атмосфери в колективі та ситуації у компанії. Не можна забувати про роль матеріального зиску, але в ряді випадків нематеріальні фактори переважають над високою зарплатою та регулярними преміями.