Oferta pracy "Administrative Assistant" - Astana

Zarządzanie i przetwarzanie dokumentów: Odpowiedzialność za przetwarzanie i zarządzanie dokumentami takimi jak pliki, raporty, umowy itp., zapewniając ich organizację i terminowe przetwarzanie.

Planowanie i organizacja spotkań: Organizacja spotkań, rezerwacja sal konferencyjnych, koordynacja harmonogramów uczestników, przygotowanie materiałów oraz protokołowanie spotkań.

Przetwarzanie komunikacji: Zarządzanie i przetwarzanie połączeń telefonicznych, poczty elektronicznej i innych form komunikacji w celu zapewnienia terminowego dostarczania i przetwarzania informacji.

Wsparcie obsługi klienta: Obsługa zapytań klientów, organizacja spotkań z klientami, zapewnianie wsparcia oraz rozwiązywanie problemów klientów.

Wsparcie administracyjne: Wspieranie kadry zarządzającej w codziennych sprawach, takich jak rezerwacje podróży, przetwarzanie rozliczeń wydatków i formułowanie polityk administracyjnych.

Układanie i archiwizacja dokumentów: Organizowanie i archiwizacja ważnych dokumentów i zapisów w celu zapewnienia bezpieczeństwa informacji i ich łatwej dostępności.

Zarządzanie sprzętem biurowym i zaopatrzeniem: Odpowiedzialność za konserwację i uaktualnianie sprzętu biurowego oraz zarządzanie zamówieniami dostaw, aby zapewnić normalne funkcjonowanie środowiska biurowego.

Koordynacja działań działu: Koordynacja i współpraca z innymi działami w celu wsparcia ogólnych projektów i działań firmy.

Wymagane umiejętności:

Umiejętności komunikacyjne: Dobre umiejętności werbalne i pisemne, zdolność do skutecznej komunikacji z wewnętrznymi i zewnętrznymi interesariuszami.
Umiejętności organizacyjne: Zdolność do efektywnego zarządzania czasem, dokumentami i zadaniami, aby utrzymać wydajność pracy.
Umiejętności rozwiązywania problemów: Zdolność do szybkiego identyfikowania problemów i podejmowania odpowiednich działań w celu ich rozwiązania.
Umiejętności techniczne: Biegłość w oprogramowaniu biurowym, takim jak pakiet Microsoft Office (szczególnie Word, Excel i Outlook), narzędzia do konferencji online itp.
Umiejętności obsługi klienta: Zdolność do profesjonalnego i przyjaznego radzenia sobie z potrzebami i problemami klientów i odwiedzających.
Umiejętności administracyjne: Czasami wymagane jest zarządzanie codziennymi działaniami biurowymi lub koordynacja pracy innych pracowników administracyjnych.

Postawa i cechy: Uważność, zorganizowanie, zorientowanie na szczegóły, zdolność do zachowania spokoju i efektowności w zapracowanym środowisku.

Umiejętności językowe: W zależności od potrzeb firmy czasami wymagana jest płynność w języku angielskim lub innych językach obcych.