Вакансія "Administrative Assistant" - Астана

Управління та обробка документів: Відповідальність за обробку та управління документами, такими як файли, звіти, контракти тощо, забезпечення їх організації та своєчасної обробки.

Планування та організація зустрічей: Організація зустрічей, бронювання конференц-залів, координація розкладів учасників, підготовка матеріалів і ведення протоколів зустрічей.

Обробка комунікацій: Управління та обробка телефонних дзвінків, електронної пошти та інших форм комунікацій з метою забезпечення своєчасної доставки та обробки інформації.

Підтримка клієнтського обслуговування: Обробка запитів клієнтів, організація зустрічей з клієнтами, надання підтримки та вирішення проблем клієнтів.

Адміністративна підтримка: Допомога вищому керівництву в повсякденних справах, таких як бронювання подорожей, обробка відшкодування витрат та формулювання адміністративних політик.

Організація і архівування документів: Організація та архівування важливих документів та записів для забезпечення безпеки інформації та її легкого доступу.

Управління офісним обладнанням та постачанням: Відповідальність за обслуговування та оновлення офісного обладнання, а також управління замовленнями постачання для забезпечення нормальної роботи офісного середовища.

Координація діяльності відділу: Координація та співпраця з іншими відділами для підтримки загальних проектів та діяльності компанії.

Необхідні навички:

Комунікативні навички: Гарні усні та письмові навички, здатність ефективно спілкуватися з внутрішніми та зовнішніми сторонами.
Організаційні навички: Здатність ефективно керувати часом, документами та завданнями для підтримки ефективності роботи.
Навички вирішення проблем: Здатність швидко виявляти проблеми та вживати відповідних заходів для їх вирішення.
Технічні навички: Володіння офісним програмним забезпеченням, таким як Microsoft Office (особливо Word, Excel і Outlook), інструментами для онлайн-конференцій тощо.
Навички обслуговування клієнтів: Здатність професійно та доброзичливо справлятися з потребами та проблемами клієнтів та відвідувачів.
Адміністративні навички: Іноді може вимагатися управління повсякденною офісною діяльністю або координація роботи інших адміністративних працівників.

Поведінка та риси: Уважність, організованість, орієнтація на деталі, здатність залишатися спокійним та ефективним у завантаженому середовищі.

Мовні навички: Залежно від потреб компанії іноді вимагається володіння англійською мовою або іншими іноземними мовами.